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      堅持“四化”標準 推進檔案管理提質增效

      近日,濟寧監獄按照“檔案管理提升年”工作要求,積極探索檔案管理工作新舉措,堅持“四化”標準,著力提升檔案管理質效。

      -01-

      健全工作機制

      助力檔案管理制度化

      該獄制定“檔案管理提升年”實施方案,成立檔案管理領導小組,建立檔案管理工作網絡,形成黨委領導、歸口管理、齊抓共管的工作格局。編印檔案管理工作制度匯編,對原有制度進行梳理、完善,為檔案管理工作提供制度遵循。

      充實檔案管理專職隊伍力量,落實周學習研討、月匯總協調機制,定期向檔案館工作人員和外聘專家咨詢業務知識,不斷提升實操能力。完善考核機制,把檔案管理工作納入監獄基層基礎建設考核內容,常態化開展督導、檢查和考核,定標準、列清單、抓整改,各項檔案管理工作有序推進。

      -02-

      升級基礎設施

      推動檔案管理標準化

      對原檔案室進行升級改造,建成含辦公用房、檔案庫房、整理用房、閱覽用房在內的標準化綜合檔案室,規范開展檔案查詢、借閱、整理等工作。優化檔案室配套設施,安裝防盜門和視頻監控,增配檔案柜、閱覽桌椅、專用電腦等設備,達到防火、防盜、防潮、防強光等“九防”要求。定期對檔案室的安全情況開展問題隱患排查整治,督導專職人員按規定做好安全設備、設施的更新維護,確保檔案安全。

      -03-

      嚴格流程管理

      增進檔案管理規范化

      下發《關于明確檔案收集范圍的通知》,明確不同類型檔案的收集范圍、歸檔原則和整理要求,實現精準化管理。按照檔案管理工作流程,不斷細化工作環節,做到檔案分類科學、排列合理、編目規范、歸檔質量符合標準規定。按照歷史沿革,對近年檔案資料進行全面整理歸檔,目前已完成歸檔5000余份。針對存量檔案,制定工作計劃,有序推進收錄工作,切實做到無缺失、不斷檔。舉辦檔案管理工作專題培訓班,邀請市檔案館專家作專題報告和現場教學,強化檔案工作專班人員的業務能力。

      -04-

      加快數字建檔

      促進檔案管理信息化

      堅持“信息化+檔案”有機融合,將紙質檔案進行掃描存檔,對紙質檔案轉化為數字化檔案進行系統化管理,通過數字檔案館系統,實現目錄快速查詢、紙質和數字化檔案雙向歸檔,大大提高了檔案的利用效率和服務質量。加強刑罰執行網上辦案平臺建設,將罪犯檔案上傳平臺,方便辦案人員和各級部門審查,實現案件辦理網上報送、網上審理、網上監督,有效提升了案件辦理的信息化水平。


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