科研檔案的數字化管理

檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。早在1948年聯合國教科文組織決定成立國際檔案理事會，并通過了第一份章程，提出共同努力“為了全人類”保護好檔案。我國于1988年頒布實施《檔案法》，并于2013年起將每年的6月9日定為“國際檔案日”，充分體現了國家對加強檔案管理的重視，以此規范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現代化，為中國特色社會主義事業服務。

科研檔案是檔案管理非常重要的組成部分，它是記錄各領域科技研究過程、思路、成果的重要載體，同時也是一種寶貴的戰略資源，對促進行業發展、科技進步起著重要作用。傳統紙質媒介的檔案管理方式沿用至今已日漸成熟，但也存在著一定缺點，諸如：紙張老舊易損壞、原始檔案完整保存難度大、查找檢索效率低、檔案日常管理及復原修復需要大量人力、場地和財務支出等。隨著信息化在各行業的推進，科研檔案數字化管理成為重要的發展趨勢。

一、建立完整的電子檔案庫

目前多數研發手段都已實現計算機化，研究過程產生相應電子報告、數據，給電子檔案收集提供了便利。并且，多數研發文件都已實現了電子審批和系統歸集，并已在文件系統進行了分類管理，具備檢索查閱以及存檔功能。例如各類知識管理系統與資源庫等都實現了相應資源的集中管理，為有效利用這些已有電子文件系統，減少重復建設，直接將它們作為電子檔案庫的子庫，通過建立這些系統與檔案庫的數據接口，實現文件檢索調用功能，從而初步搭建起完整的電子檔案庫。

二、檔案的安全有效管理

科研檔案的安全管理和利用是數字化轉型過程中的一個重要問題，涉及到技術和管理兩個層面，通過網絡安全設備、數據加密技術、安全應用策略等手段加以實現。從技術層面來說，就是配備網絡安全設備與策略，保證搭建系統的穩定性，保證檔案原始數據存儲、維護、調用安全，不被篡改：從管理層面來說，就是制定相應的安全管理制度，做到對檔案管理員、借閱者等不同人員權限的控制更加精準，降低出現錯配的可能。

為了保證檔案安全，防止超權限借閱，根據人員身份設置可訪問范圍權限，通過搭建身份認證系統，實現檔案查詢、借閱、歸還以及管理等多重身份驗證功能。

三、檔案信息的自動化推送

科研檔案的使命在于存儲利用，相對于存儲，有效利用、高效利用，是檔案管理人員和科研人員關注的重點。由于科研檔案特殊性，要求其全部開放查閱也不現實，開放目錄摘要在線查閱功能，極大提高檔案查閱利用的效率。另外，有時不需查閱檔案全文，只想查閱部分內容，可以按關鍵字檢索部分內容，可以極大提高查閱效率，減少檔案系統查閱量太大的壓力。除了主動查閱，還開通了一些公開信息推送，增加檔案信息的可利用性。在策略設置上，針對特定權限人員進行點對點推送，既合理推送信息又不占用公共資源。

四、提高電子檔案歸檔效率和保護意識

科研設計過程中產生大量的電子文檔，為避免電子檔案出現文件歸檔不完整、時間滯后等問題，不僅需要科研人員與檔案管理人員保持經常對接，了解雙方的工作進度和需求。還要對科研人員進行檔案管理知識培訓，將檔案管理制度發布在檔案查詢系統以及其他相關應用平臺。只有提高科研人員自身對檔案管理的理解和重視，才能有效緩解檔案歸檔效率低下以及知識產權保護問題。同時，檔案管理部門還要及時收集檔案查閱使用需求及用戶反饋，更好的讓檔案工作服務于科研生產，促進知識的再度利用和開發。

目前，科研檔案的數字化轉型工作正在逐步實施，隨著信息化手段的不斷提高，檔案將在科技進步的道路上發揮更多更大的作用。（文/李洪秀）