新形勢下事業單位檔案管理的改革方向

隨著信息技術的不斷發展，事業單位實施的檔案管理工作逐漸由原本人工操作轉變為信息化管理，這在一定程度上推動了事業單位的整體改革進程，也促使檔案管理工作步入全新的發展階段。開展改革工作時，應注重運用全新發展理念，將現代技術、現代管理模式與檔案管理結合在一起，充分發揮改革優勢，以體現檔案管理工作實施的高效性。

　　新形勢下事業單位針對檔案管理進行改革的重要現實意義首先，緊跟時代腳步。新形勢下事業單位針對檔案管理開展改革，可以使自身發展緊跟時代腳步。事業單位加強對科學技術的運用，利用科學技術開展有效管理，在極大程度上提高了管理效率，減少了管理成本，這對事業單位實現長遠發展產生了有利影響；同時還可以運用現代化手段進行資料存儲。

　　其次，便于存儲利用。新形勢下，檔案管理由原本的人工管理轉變為信息化管理，使得管理工作更加便捷，且管理過程中的載體也發生了變化，由紙質檔案變為電子檔案，這也促使管理進入了全新階段。當前實施的檔案管理與傳統模式相比，無論是存儲檔案還是使用檔案都更為便利，并且檔案不會因外部因素出現丟失、損壞等問題，所占據的空間也很小，保管起來更具優勢。傳統管理中因檔案為紙質的，整理起來較為復雜，查詢時比較麻煩，也不能對檔案詳細劃分，如果要使用檔案，很難第一時間找出，且運用這種方式還存在信息不精確等問題。新形勢下，檔案管理信息精確、劃分詳細、分類整齊，檔案查詢工作也十分便利，獲取流程更加方便，同時檔案利用不足這一問題也得以有效解決。

　　最后，促進檔案事業發展。檔案管理和其他類型管理有所不同，工作內容較為復雜，實施檔案管理時需多種因素支持，其中包括物力、人力，如此才能使管理工作充分落到實處。同時，檔案管理連貫性比較明顯。新形勢下對檔案管理工作進行改革時，要制定科學方案，充分結合信息技術，明確管理中存在的不足之處，不斷總結經驗，為今后檔案管理工作提供有效參考。

　　事業單位開展檔案管理工作需遵循的基本原則

　　靈活兼顧規范

　　檔案管理工作需嚴格執行國家制定的相關標準，要將管理的標準化、規范化充分體現出來。但是管理工作也不能千篇一律，不同事業單位規模有所不同，工作特點也存在差異性，因此，制度規范、管理方式不能統一要求，而是需結合自身實際發展特點不斷總結、探索，以形成客觀全面的管理模式和更具規范性與靈活性的管理方法。

　　權益結合職責

　　進行檔案管理時，工作人員需明確自身的工作權限、工作范圍，以制訂工作任務、工作目標、歸檔日期等，此外，還需對檔案的使用進行不定期的指導與檢查。在職責明確的情況下，要重視保護工作人員的權益，避免工作人員工作熱情受到不良影響。因此，明確職責與權益十分重要。

　　動、靜態相結合

　　事業單位要想實現長久、穩定的發展，就需注重管理工作的實施，但是管理工作往往不會處于一成不變的狀態，需適應事業單位的發展變化。因此，檔案管理要不斷結合單位實際情況，學習先進的方法，促進管理工作的不斷完善。

　　新形勢下事業單位檔案管理現狀

　　未能對檔案管理形成科學認識

　　事業單位在實施檔案管理的過程中，對管理工作未能形成科學、全面的認識，對檔案管理工作的認識還處于初級階段。部分事業單位的領導對檔案管理并不十分重視，認為檔案管理發揮的作用并不大，只關注效益實現。領導的言行對工作人員會產生比較大的影響，這種錯誤的認識會導致檔案管理工作出現較多問題，且難以得到有效的解決。此外，部分事業單位在檔案管理方面的投入比較少，甚至存在一人多職的現象，這對檔案管理的高效實施勢必會產生不良影響。檔案管理工作較為煩瑣，相關工作人員在開展管理工作時，應充分認識到其重要性。一般情況下，檔案管理工作范圍比較廣泛，會涉及事業單位所對應的發展歷史、發展規劃、發展案例等，而這些均屬于檔案管理工作的重要內容。信息化時代下，網絡和人們之間的聯系十分緊密，在人們工作、生活中的作用日益顯著，在此情況下，人們的生活和工作都發生了較大變化。但是，就當前事業單位的檔案管理實施現狀來講，信息化管理并未獲得充分利用，部分單位管理仍然運用傳統方法，造成大量精力、時間的浪費，工作效率也相對較低，事業單位的實際發展需要難以得到充分滿足。近幾年，在社會迅速發展的背景下，檔案管理的工作量與以往相比明顯增加，整體工作程序也變得更為煩瑣，亟須解決管理中所存在的問題。

　　管理人員素質水平有待提升

　　檔案管理工作的工作人員要具備良好的專業素質。但是實際上，很多工作人員在工作中態度不夠嚴謹，缺少工作積極性，認為工作狀態并不會對自身待遇產生影響，對檔案管理的重要價值沒有形成充分、全面的認識，這導致其在工作中會出現缺乏責任意識、態度不夠端正等問題。同時檔案管理在方式上存在滯后性，也并未在其中注入新鮮血液，部分事業單位的檔案管理人員年齡較大，素質水平較低，接受新鮮事物的能力較差，信息技術思想意識相對較弱，在管理工作時仍然運用傳統手段，導致管理工作在實施時信息化程度相對較低。除此之外，管理人員的信息化管理意識相對較差，無法滿足信息化建設的需要。

　　信息化水平相對不高

　　當前事業單位已經普遍認識到信息技術對檔案管理實施的重要性，但是管理工作在實際開展過程中，并未將檔案管理和信息技術充分結合在一起，也沒有完善、統一的標準。在對原始資料進行歸檔保存時，工作人員的操作缺乏規范性。同時，檔案管理在運用信息系統后，檢索檔案流程未得到簡化，造成檔案信息難以及時共享，使得管理效率受到影響，相關工作人員在檔案管理工作的過程中，往往會在整理檔案上花費較多時間，這種情況主要是信息化水平不高導致的。

　　未能形成科學合理的管理制度

　　檔案管理工作要想充分體現出科學性、合理性，往往需要合理的管理制度作為保證，這樣才能使事業單位不斷發展。但是當前事業單位對檔案管理并未制定合理、科學的管理制度，造成檔案管理工作部門實施檔案管理時缺少明確、科學的制度規范，在收集信息、處理信息時，也沒有統一且科學的模式，造成檔案管理比較混亂，這都不利于檔案的保管和利用。

　　新形勢下事業單位檔案管理改革方式

　　給予檔案管理充分重視

　　首先，更新管理理念。檔案管理應體現出服務化，新形勢下，事業單位需給予檔案管理充分重視，保證檔案管理緊跟時代腳步，做到與時俱進，積極創新。具體實施時，事業單位需發揮服務功能，在傳統管理模式中，事業單位自身服務功能難以充分發揮，工作人員服務意識較差。近幾年，隨著檔案數量的增加，檔案管理更需注重體現精準性，發揮服務功能，這就需要基于多角度、多層面分析不同層次、不同階段的需求，并結合需求實施針對性較強的服務，注重體現服務質量。服務功能應體現出綜合性，檔案管理應全面分析實際需求，重視潛在服務的提供，進而使服務功能更為智能。同時管理內容應注重網絡化實現，管理工作需加強利用信息技術的優勢，注重使用電子檔案。就當前事業單位發展現狀來講，檔案管理實施網絡化處于初步階段，但是網絡化是發展的主要方向，實現網絡化可以使服務范圍變得更廣泛，服務形式變得更多樣，以促進檔案管理的高效性。在此過程中，需考慮到網絡化存在的風險性，其中包括黑客攻擊、病毒入侵等，從而有效展開風險防范，充分保證管理工作的整體安全性。筆者在實際工作中，結合管理改革需要，對自身工作實踐進行合理安排，服從領導作出的安排，同時發揮自身能動意識，不斷進行思想創新與突破，盡量在工作中積極表現，并對檔案管理中存在的各種問題給予充分重視，以推動管理改革的實施。

　　提升人員綜合素質

　　人才對于單位的發展很重要。因此，事業單位做好對檔案管理人員的培訓工作是十分必要的，要充分重視發揮人才的作用。首先，結合實際情況，實施科學培訓計劃，提高工作人員整體管理水平，積極開展人才隊伍建設工作。具體實施時，可以制訂短期計劃與長期計劃兩種。就短期計劃來講，需結合事業單位實際發展，旨在解決當前急需解決的問題，進而為事業單位實現快速發展提供良好條件。就長期培訓來講，可以制定管理發展方向，運用階段性方式開展人員培訓，從而保證事業單位實現可持續發展。其次，培訓工作不僅要培養檔案管理人員的專注性，也需引導工作人員從思想層面認識到管理工作的重要性，培養工作人員一絲不茍的工作態度，使其在工作中不斷總結經驗，提高自身整體工作水平。再次，要為管理工作注入全新血液，充分發揮管理人員的作用。最后，制訂激勵制度，對于工作認真的人員要給予一定的獎勵，態度不認真的人員要有一定的懲罰，以提升管理水平。除此以外，管理人員需樹立服務意識，由原本被動服務轉變為主動服務，以及系統分析各項工作的實際情況，做好檔案資源的優化處理。還可以構建檔案查詢相關平臺，借助嚴格、高效的管理檔案加以借閱、查詢，推動工作順利進行，保證檔案管理改革工作的整體效果。

　　增加信息化建設投入

　　檔案管理工作中的信息化建設需獲得基礎設備的支持，獲得資金、經費的支撐。首先，領導要認識到檔案管理重要性，增加在設備方面、技術方面的整體投入，并且結合信息技術變化速度進行適當投入，防止頻繁更換設備導致經費耗盡。其次，資金支持、技術支持應納入管理規定中，合理規劃、科學安排資金使用，避免出現資金浪費現象。通過信息化建設，事業單位可以通過云端服務器，節省購買硬件的資金；事業單位還可以運用智能操作系統，節省人力成本，保證管理工作質量。再次，需引進先進設備，使檔案管理與事業單位實際發展需要相適應，完善管理改革具體標準，體現管理工作的針對性，增強管理改革整體的合理性，促使事業單位朝著更好的方向發展。最后，需檢查硬件設備、軟件設備的穩定性以及安全性，促使網絡應用變得更加安全，避免檔案信息出現丟失情況。

　　完善檔案管理相關制度

　　新形勢下，事業單位開展檔案管理時，需加大整體執行力度，加強檔案管理各項工作的信息化管理。首先，管理人員需做好自身基本工作，其中主要包括資料收集、資料歸檔、資料管理，使管理工作的實施可以準確、及時地為事業單位的有效發展提供參考。其次，相關部門需加強人員管理，制定明確、清晰的考核機制，其主要包括管理對象、管理內容、管理標準，使管理工作更加清晰、標準，以保證管理工作水平。再次，增強工作人員的信息化意識，使其通過充分利用互聯網優勢對管理工作進行創新。最后，結合事業單位實際發展情況制訂長期規劃，保證行動目標更加具體、清晰，檔案管理與事業單位管理要充分結合在一起，并運用管理平臺確保管理的有效性。檔案管理制定的構建，為檔案管理工作的實施指明了方向，明確了檔案管理工作的主要內容，使檔案管理工作變得更具針對性、合理性。